Personvernerklæring for Eterni Gruppen

Vi tar personvernet ditt på alvor, og er forpliktet til å beskytte og respektere personvernet ditt.

 

Denne personvernerklæringen gjelder for:

  • Våre nåværende og tidligere ansatte medarbeidere
  • Kunder av oss og øvrige mottakere av våre tjenester
  • Jobbsøkere søker på stilling hos oss
  • Kandidater og jobbsøkere underlagt Eterni Stiftelsen
  • Frilansere og mottakere av frilansetjenester
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og partnere
  • Besøkende til og brukere av nettstedet og appene våre

 

Denne personvernerklæringen gjelder ikke for det administrative personalet i Eterni Group.

 

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi behandler personopplysninger og personlig identifiserbar informasjon, forkortet som PII. Personopplysninger refererer til alle former for data, informasjon, kunnskap, vurderinger osv. Knyttet til deg som individ. For at data skal regnes som personopplysninger, må det være mulig å identifisere en konkret person, enten direkte eller indirekte. 

 

Denne policyerklæringen beskriver når og hvordan vi samler inn personopplysninger, hvordan vi behandler data, hvem vi deler dem med, hvordan informasjon er ivaretatt, dine rettigheter og hvordan du kan kontakte oss i forbindelse med dine rettigheter. 



1. Hvem er den dataansvarlige?

Eterni Gruppen AS har hovedkontor på Torgallmenningen 2, 5014 Bergen, buss. reg. Nei. 914 108 373, og har følgende datterselskaper: 

  • Eterni Norge AS, buss. reg. Nei. 996 674 347
  • Pedagogisk Vikarsentral AS, buss. reg. Nei. 986 550 909 
  • Elektro Personell AS, buss. reg. Nei. 915 774 202 
  • Snaptemp AS, buss. reg. Nei. 925 348 309 
  • Eterni Stiftelsen AS, buss. reg. Nei. 926 974 750 
  • Eterni Sweden AS, buss. reg. Nei. 556863-7283 

 

Eterni Gruppen AS og dets datterselskaper (heretter kalt 'Vi' eller 'oss') under ledelse av sin administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i organisasjonen vår. Dette ansvaret inkluderer å sikre at personopplysninger brukes og behandles i samsvar med de relevante forskriftene.



2. Vår behandling av personopplysninger

Hvilke typer personopplysninger vi samler inn og behandler, avhenger av vårt forhold og kontakt med deg. Personopplysningene vi behandler må ha et formål og et rettslig grunnlag. Nedenfor er en oversikt over vår behandling av personopplysninger i de forskjellige situasjonene som involverer deg. 

 

Når du kontakter oss

Når du kontakter oss, for eksempel gjennom vårt nettsted, e -post eller telefon, kan vi behandle personopplysninger om deg. I de fleste tilfeller er dataene vi samler inn kontaktinformasjonen din, for eksempel navn, e -postadresse, telefonnummer og årsaken til at du kontaktet oss. Relevant informasjon du oppgir under telefonsamtaler og e -postkorrespondanse kan lagres hvis vi anser dette nødvendig. 

Vi vil gjøre deg oppmerksom på at vanlig e -post ikke er kryptert, så du bør ikke sende oss konfidensiell, sensitiv eller annen personlig informasjon via e -post. 

 

Formålet med behandlingen av personopplysningene dine er å kunne svare på forespørselen din, samt lagre informasjon som kan være relevant i forbindelse med årsaken til at du kontaktet oss. Databehandling for dette formålet er basert på vår legitime interesse i behandlingen som ikke overskrides av enkeltpersoners rettigheter eller interesser. 

 

Jobbsøkere

Hvis du søker jobb hos oss, vil vi bruke informasjonen du gir til å vurdere jobbsøknaden din. Denne informasjonen er vanligvis ditt navn, fødselsdato, kontaktinformasjon, sivilstatus, interesser, CV, kursbevis, vitnemål, utdanning og arbeidserfaring, referanser osv. Under intervjuer stiller vi spørsmål for å avgjøre om søkeren er egnet for posisjon. I noen tilfeller kan vi bruke tester eller spørreskjemaer til dette formålet. Hvis du blir vurdert for en stilling, kan vi be om tilleggsinformasjon, samt dokumentasjon for informasjonen vi allerede har mottatt. Du trenger ikke å oppgi informasjon. 

 

Formålet med denne behandlingen er å potensielt tilby deg en jobb. Behandlingen av personopplysninger er basert på hensynet til interessene. Vi må bruke denne informasjonen til å vurdere jobbsøknader som sendes til oss. Hvis du ikke får tilbud om en stilling hos oss, sletter vi dine personopplysninger innen seks måneder, forutsatt at du ikke godtar fortsatt registrering i vår database som arbeidssøkende. 

 

Nåværende og tidligere ansatte

Personopplysninger samles inn om deg som vår ansatt og fra andre relevante myndigheter med hensyn til vanlig informasjon som er nødvendig for å administrere ansettelsen din hos oss. Personopplysningene vi samler inn og/eller lagrer inkluderer følgende:

 

  • Navn
  • Kontaktinformasjon (adresse, telefonnummer, privat e -postadresse)
  • Fødselsnummer
  • Nærmere informasjon
  • Skatterelatert informasjon
  • Bankkontoinformasjon
  • Lønnsinformasjon
  • Informasjon om krav til reise og utgifter
  • Jobbinformasjon
  • Arbeidsavtale
  • Informasjon om fravær, sykefravær, kompenserende fri, ferie og fravær
  • Arbeidstidsinformasjon
  • Personalfilinformasjon
  • Dokumenter fra søknadsprosesser, for eksempel fravær
  • Ansettelsesdokumenter, for eksempel jobbsøknad, CV, referanser, sertifikater og vitnemål
  • Kurs og andre sertifikater
  • Advarsler
  • Ytelsesvurderinger
  • Tilbakemeldinger fra kunder/arbeidsplass
  • Oppsigelse og oppsigelse
  • Resultater av spørreskjemaer eller arbeidsrelaterte undersøkelser
  • Notater fra performanceintervjuer
  • Helserelatert informasjon eller politiattest om god oppførsel hvis det er absolutt nødvendig for din stilling Vi begrenser lagring av slik informasjon til et absolutt minimum og behandler alle data i samsvar med sikkerhetstiltak og prosedyrer for informasjonsbeskyttelse. 

 

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger som ansatt er å lette personaladministrasjon, for eksempel betaling av lønn og feriepenger, refusjon av utgifter, beregning av skattefradrag og pensjonsavgifter, ferie- og fraværsplanlegging. Dette gir grunnlaget for lønns- og resultatvurderinger. Det er også nødvendig for rapportering til relevante myndigheter. Rettsgrunnlaget er personopplysningsloven § 8 første ledd og § 8 a), b) eller f), samt § 9 a), b) og f). 

 

Som tidligere ansatt er behandlingen av de fleste personopplysningene basert på hensynet til interessene. Det kan bli nødvendig for oss å dokumentere arbeidsforholdet selv etter at ansettelsen er avsluttet, for eksempel på grunn av en tvist med den tidligere ansatte. Dette kan for eksempel dreie seg om dokumentasjon som viser at vi har oppfylt våre forpliktelser som arbeidsgiver i henhold til lov eller arbeidsavtale. Dette er en legitim interesse, og det er ikke mulig å få tilgang til denne informasjonen på noen annen måte, så denne behandlingen er derfor nødvendig. Informasjonen vil ikke bli gitt til tredjeparter, med mindre den tidligere arbeidstakeren spesifikt krever det, for eksempel i forbindelse med potensiell ansettelse hos en ny arbeidsgiver. Personalmapper kasseres ved slutten av et arbeidsforhold.

 

Frilansetjenester

Hvis du registrerer deg som frilanser eller bruker våre frilansetjenester, kan vi lagre kontaktinformasjon om deg og kundene dine. Eksempler på kontaktinformasjon vi samler inn er navn, adresser, telefonnumre og e -postadresser. Hvis du vil at vi skal skaffe oppdrag for deg som frilanser, kan vi samle inn informasjon om din arbeidserfaring, arbeidsferdigheter, CV og annen relevant informasjon som du velger å dele med oss for å gjennomføre et frilansprosjekt for oss. Vi lagrer også personnummer og bankkontoinformasjon for å betale for tjenester som tilbys. Evalueringer eller tilbakemeldinger fra klienter lagres hvis det anses nødvendig for å tilby potensielle fremtidige frilansprosjekter. Du trenger imidlertid ikke å oppgi informasjon. 

 

Vi behandler kontaktinformasjon for privatpersoner eller kontaktpersoner i virksomheter som bruker frilansetjenester. Denne informasjonen er vanligvis gitt av frilanseren når du sender inn fakturarelatert informasjon på nettstedet. Denne informasjonen er vanligvis kontaktinformasjon, for eksempel navn, telefonnummer og e -postadresse, samt informasjon om stillingen og arbeidsgiver. Kommunikasjon og avtaler vi er involvert i behandles også. 

 

Formålet med behandlingen av personopplysningene dine som frilanser eller mottakere av frilansetjenester er å lette personaladministrasjon for for eksempel å betale for tjenester som tilbys, refusjonskostnader, beregne skattefradrag og så videre. Denne behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg, samt for å oppfylle våre juridiske eller kontraktsmessige forpliktelser. 

 

Kandidater og jobbsøkere underlagt Eterni Stiftelsen

Hvis du søker på mentorprogrammet ved Eterni Foundation, vil vi bruke informasjonen du gir til å vurdere søknaden din. Eksempler på personopplysninger som vi samler inn er navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, e -postadresse, arbeidserfaring, jobbferdigheter, varighet på arbeidsledighet og annen informasjon du velger å dele med oss. Under intervjuer stiller vi spørsmål for å avgjøre hvilke kandidater som kan velges til mentorprogrammet, og i noen tilfeller bruker vi tester eller spørreskjemaer til dette formålet. Hvis du regnes som en potensiell kandidat, kan vi be om tilleggsinformasjon, samt dokumentasjon for informasjonen vi allerede har mottatt. Du trenger imidlertid ikke å oppgi informasjon. 

 

Formålet med denne behandlingen er å potensielt tilby deg hjelp til å finne jobb. Behandlingen av personopplysninger er basert på hensynet til interessene. Vi må bruke denne informasjonen til å vurdere søknadene som kandidater sender oss. Hvis du ikke er valgt som kandidat for Eterni Foundation, sletter vi dine personopplysninger innen seks måneder. 

 

Eterni Foundation behandler også personopplysninger om kontaktpersoner i selskaper, organisasjoner eller institusjoner som søker om tilskuddsordninger for "Gode hverdagsopplevelser for barn og unge". Denne informasjonen er vanligvis kontaktinformasjon, for eksempel navn, telefonnummer og e -postadresse, samt informasjon om din stilling og arbeidsgiver. Annen informasjon du deler med oss eller som stammer fra vår kontakt med deg, vil bli behandlet hvis det anses nødvendig for å administrere søknadsprosessen, inkludert informasjon som stammer fra søknadsbrev og andre vedlegg. 

 

Behandlingen av personopplysninger er basert på hensynet til interessene. Vi krever denne informasjonen for å behandle søknaden din og for å kontakte enkeltpersoner direkte for effektivt å kunne administrere søknadsprosessen. 

 

Bilder, tegninger osv. Som du sender inn kan brukes til markedsføringsformål for Eterni Foundation og i kunngjøringer om en vinner, forutsatt at du godtar dette spesielt under søknadsprosessen. Dette er ikke nødvendig for å bli ansett som søker.

 

Representanter for våre leverandører og partnere

Hvis du er ansatt hos en av våre leverandører eller partnere, kan det være nødvendig for oss å behandle personopplysninger om deg for å administrere og følge opp tilbud, kjøp, bestillinger og leveranser. Denne informasjonen er vanligvis kontaktinformasjon, for eksempel navn, telefonnummer og e -postadresse, samt informasjon om din stilling og arbeidsgiver. Annen informasjon du deler med oss eller kommer fra vår kontakt med deg, vil bli behandlet hvis det anses nødvendig for å administrere vårt leverandør/partnerforhold. Dette gjelder også informasjon vi mottar gjennom kontakt via telefon, e -post eller nettstedet vårt, sosiale medier, arrangementer, salgsaktiviteter og andre kommunikasjonssituasjoner. 

 

Behandlingen av personopplysninger er basert på hensynet til interesser, og vi anser det som nødvendig å kontakte enkeltpersoner direkte for effektivt å kunne håndtere leverandør/partner -forholdet. 

 

Kundenes representanter

Hvis du er ansatt hos en av våre kunder, kan det være nødvendig for oss å behandle dine personopplysninger. Denne informasjonen er vanligvis kontaktinformasjon, for eksempel navn, telefonnummer og e -postadresse, samt informasjon om din stilling og arbeidsgiver. Annen informasjon som du deler med oss eller kommer fra vår kontakt med deg, vil bli behandlet hvis det anses nødvendig for behandlingsformålet. Dette gjelder også informasjon vi mottar gjennom kontakt via telefon, e -post eller nettstedet vårt, sosiale medier, arrangementer, salgsaktiviteter og andre kommunikasjonssituasjoner. 

 

Formålet som vi behandler personopplysninger for registrerte kontaktpersoner hos kunder er først og fremst for å utføre våre tjenester, samt følge opp kundeforholdet og utføre andre salgsaktiviteter. Behandlingen av personopplysninger er basert på hensynet til interessene. Det er nødvendig for opptil å opprettholde kontakten med våre bedriftskunder for å følge opp tilbud, bestillinger og leveranser. I noen tilfeller er vi lovpålagt å behandle personopplysninger. Dette kan være for å dokumentere forpliktelser knyttet til skatter, lønn, regnskap eller juridiske prosesser. Dette kan være relevant hvis navnet ditt er angitt på en kontrakt som er underlagt arkivkravet. Det juridiske grunnlaget for behandling i denne saken er den juridiske forpliktelsen vi er underlagt. 

 

Undersøkelser

Undersøkelser sendes til registrerte kunder og ansatte for ulike formål, for eksempel invitasjoner og registrering for arrangementer, kunde- og medarbeiderundersøkelser, inkludert tilfredshetsundersøkelser og spørsmål knyttet til ditt forhold til oss, etc. Deltakelse i disse undersøkelsene er frivillig. Svarene vi mottar vil bli lagret så lenge det er nødvendig i forbindelse med undersøkelsen. Hvis undersøkelsen er anonym, vil du bli informert om dette, og vi vil ikke kunne identifisere de som har deltatt i undersøkelsen. 

 

Behandlingen av informasjon fra undersøkelser som angår registrering og arrangementer er for planlegging og forberedelse, enten arrangementet er profesjonelt eller sosialt eller begge deler. Behandlingen av denne typen personopplysninger er basert på hensynet til interessene.

 

Behandlingen av informasjon fra undersøkelser knyttet til tilfredsstillelsesstudier osv. Skal gi oss grunnlag for å gjøre forbedringer og utvikle oss som selskap. Personopplysningene vi mottar gjennom undersøkelser av denne typen, behandles basert på vår legitime interesse i behandlingen som ikke overskrides av enkeltpersoners rettigheter eller interesser. 

 

Nyhetsbrev

Det er mulig å abonnere på nyhetsbrev fra Eterni og dets tilknyttede datterselskaper. Du kan når som helst melde deg av et nyhetsbrev ved å klikke på avmeldingslenken i e -posten. Vi bruker ikke avmeldte e -postadresser for nye e -postlister uten ditt bekreftede samtykke, og vi deler ikke informasjonen din med tredjeparter.

 

Personopplysningene som behandles i forbindelse med dette inkluderer navn, by/by, e -postadresse og i hvilken grad du har et kunde- eller kandidatforhold til selskapet og, hvis det er relevant, i hvilken grad du er en nåværende, aktiv ansatt ( slik at vi kan sende deg informasjon om for eksempel ledige stillinger og prosjekter).

 

Dine personopplysninger blir behandlet ikke bare av oss, men også av Mailchimp, som gir den tekniske løsningen for vårt nyhetsbrev.

 

Hvis du har et aktivt kunde- eller ansattforhold til oss, vil du bli registrert i våre relevante e -postlister, slik at vi kan sende deg informasjon og nyheter om oss, våre disipliner og/eller andre omstendigheter eller forhold som er viktige for ditt forhold til oss. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er hensynet til interesser (legitim interesse), samt markedsføringskontrolloven § 15.

 

Andre mottakere av nyhetsbrev, for eksempel potensielle kunder og kandidater, vil bare motta nyhetsbrev hvis de eksplisitt har samtykket til dette skriftlig eller digitalt. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket og vil bli fjernet fra mottakerlisten.

 

Sosiale medier

Vi har opprettet sider for selskapet på sosiale medier som Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter og YouTube. Vi bruker sidene våre i sosiale medier for å promotere selskapet vårt og rekruttere kandidater. Vi bruker plug-ins og verktøy for sosiale medier på sidene våre for å forbedre funksjonaliteten og for trafikkanalyser av sidene våre. Vi publiserer av og til eksterne lenker på våre sosiale mediesider, for eksempel til våre egne nettsteder, for å gjøre det mulig for brukere av våre tjenester å lese om emner relatert til arbeidet vårt, se nye ledige stillinger som kan være relevante for dem å søke på, lære mer om våre tjenester, åpningstider eller annen informasjon vi tror våre følgere eller målgruppe kan finne nyttig, interessant eller informativ. Grunnlaget for å ha egne bedriftssider i sosiale medier er hensynet til interessene.

 

Ved å samhandle med andre brukere, legge ut og/eller dele innlegg osv. Med selskapets profil for tjenester, har vi tilgang til informasjonen du legger ut. Vi ønsker å påpeke at dette er offentlig informasjon, og derfor kan all informasjon du legger ut eller gi andre bli sett av. Denne informasjonen kan slettes av personen som postet den. Vær oppmerksom på at det er frivillig å like, følge eller samhandle med våre sosiale mediesider. 

 

Selskapets bruk av sosiale medier gir selskapet tilgang til verktøy for analytiske og statistiske formål fra de respektive tjenestene (sideinnsikt). Disse tillater oss bare å se anonymisert statistikk og gir ikke tilgang til personlig identifiserbar informasjon. I noen tilfeller kan vi bruke denne informasjonen via den sosiale mediekanalen til å vise deg målrettede annonser.

 

Vær oppmerksom på at Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter, YouTube, etc. bruker informasjonskapsler og andre sporingsmekanismer for å tilpasse innholdet på siden for å nå riktig målgruppe med forskjellige annonsekampanjer. Det er mulig for den enkelte bruker å endre innstillingene for dette, og vi anbefaler å gå gjennom denne informasjonen. Vi anbefaler også at du leser personvernerklæringen for det aktuelle nettstedet, samt tilpasser informasjonskapslene til dine egne personvernpreferanser. Les mer om hvordan administrer informasjonskapsler på Nettvett.no.



3. Deling av personopplysninger

I noen tilfeller er det nødvendig for oss å dele dine personlige data med våre databehandlere. Dette gjelder vanligvis leverandører som spesialiserer seg på lønn, regnskap, drift, vedlikehold og IT -tjenester. Vi har inngått databehandlingsavtaler med alle organisasjoner som behandler personopplysninger på våre vegne. Våre databehandlere kan ikke behandle personopplysninger på annen måte enn det som er avtalt med oss som behandlingsansvarlig.

 

Vi kan også gi informasjon om deg hvis det kreves av lov eller andre forskrifter, vanligvis myndigheter eller andre offentlige etater. Vi forbeholder oss også retten til å overføre personopplysningene vi har om deg i tilfelle salg eller overføring av virksomheten vår helt eller delvis. 



4. Hvordan er data sikret?

Vi har implementert administrative, tekniske og fysiske sikkerhetstiltak som er utviklet for å beskytte personopplysningene du oppgir når det gjelder: 

  • Taushetsplikt (uautoriserte personer har ikke tilgang til dataene)
  • Integritet (data kan ikke endres uautorisert eller utilsiktet)
  • Tilgjengelighet (data er tilgjengelig ved behov)

 

All digital overføring av PII er beskyttet av kryptering, TLS (e -post) og SLL (nettstedstrafikk). Alle PII -data som er lagret, ligger på sikre servere hos våre leverandører. Vi utfører risiko- og sårbarhetsanalyser regelmessig av datasystemene vi bruker for å beskytte dine personlige data. For å forhindre at uautoriserte personer får tilgang til personopplysninger, har vi implementert tilgangskontrollsystemer og alle ansatte har en taushetsplikt om personopplysninger som de må behandle som en del av sitt daglige arbeid. 



5. Oppbevaringsperioder

Vi lagrer personopplysningene dine på vårt selskap så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, samt i forbindelse med juridiske og andre overholdelsesforpliktelser. I noen tilfeller kan det være nødvendig for oss å behandle og lagre personopplysninger i bestemte tidsperioder. Hvis en lovlig lagringsplikt gjelder, vil personopplysninger bli slettet ved opphør av forpliktelsen, forutsatt at det ikke er grunn til å behandle personopplysningene ytterligere. 

 

Du kan når som helst be om å få dine personlige data fjernet fra systemene våre. I dette tilfellet vil all informasjon som ikke er nødvendig for å lagre bli slettet. Lønnsinformasjon, arbeidsavtaler osv. Som vi anser nødvendig for å lagre vil bli lagret i samsvar med det juridiske grunnlaget det ble samlet inn for, for eksempel lønnsdata og arbeidsavtaler.

 

Alle våre ansatte er personlig ansvarlige for å slette e -post, dokumenter og annen informasjon som inneholder personlige data som ikke lenger er relevante og som er pålagt å gå gjennom og slette unødvendig e -post fra innboksen minst en gang i året. Ved avslutning av ansettelse og pensjonering blir e -postkontoene for administrative ansatte slettet etter seks måneder, selv om noen få relevante e -poster vanligvis blir videresendt til kolleger først. 

 

Hvis databehandlingen er basert på ditt samtykke, sletter vi personopplysninger hvis du tilbakekaller ditt samtykke, med mindre det er en gyldig grunn til å fortsette å behandle informasjonen. 



6. Vår kontaktinformasjon og dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende oss en e -post på privacy@eternigroup.com. Du har rett til svar uten unødig forsinkelse og senest innen en måned. 

 

Alle de som er registrert i systemet vårt har følgende rettigheter:

 

Adgang. Du har rett til å vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg og hvordan disse dataene behandles.

 

Korreksjon. Du kan be oss om å rette opp eventuelle feilaktige personopplysninger om deg.

 

Sletting (rett til å bli glemt)Du kan be oss om å slette dine personlige data.

 

Begrensning. Du kan be oss om å begrense behandlingen av dine personopplysninger.

 

Innvending. Du kan protestere mot behandlingen av dine personopplysninger.

 

Dataportabilitet. Du kan be oss om å overføre personopplysninger til deg eller andre i en strukturert, mye brukt og maskinlesbart format.

 

Vær oppmerksom på at det kan være unntak og begrensninger for rettighetene angitt ovenfor. For eksempel kan vi ikke slette personopplysninger som vi er lovpålagt å lagre.

 

Klage. Hvis du mener at vi ikke har fulgt reglene i personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet

Autoritet. Vi håper at du vil kontakte oss først for å gjøre det mulig for oss å vurdere innsigelsene dine. 

 

Du kan også finne informasjon om rettigheter for registrerte personer på datatilsynet.no



7. Besøk vårt nettsted og informasjonskapsler

Informasjon om informasjonskapsler og personvern i forbindelse med et besøk på nettstedet vårt finner du på følgende nettsteder: 

 



8. Endringer i personvernerklæringen

Vi forbeholder oss retten til å endre eller oppdatere denne personvernerklæringen. Vi oppdaterer personvernerklæringen når det er nødvendig, for eksempel som svar på ny lovgivning eller hvis vi gjør endringer i behandlingen av personopplysninger. Dette nettstedet vil alltid inneholde den nyeste versjonen av våre retningslinjer for personvern.